Gestão remota antes e depois da Covid-19

Durante uma reunião com o Rafael da Cunha, fundador da Climba Commerce, ele nos questionou sobre como conseguimos fazer a gestão da Hub2b com um sócio em Chapecó, outro em São Paulo e outro em Xangai. Resolvi compartilhar um pouco sobre como é nossa rotina de gestão remota, intensificada agora com a Covid-19, com algumas dicas de métodos, processos e ferramentas que facilitam nosso dia-a-dia.

Um em cada canto

No final de 2018, eu e o Sergio decidimos que era necessário uma presença física em São Paulo, principalmente para ficar perto dos parceiros e clientes e pela alta demanda de reuniões presenciais. Eu já tinha vontade de mudar, aproveitei a oportunidade e mudei para para SP em 2019, de mala e cuia. No início, foi difícil! Senti muita falta daquela conversa diária com os colegas, no corredor, no café, de observar o ambiente, escutar as conversas, as risadas, que refletia o clima da empresa. Passamos a nos comunicar por chat, telefone e e-mail, mas mesmo assim eu sentia uma ansiedade e uma autocobrança por não estar lá, junto com o Sergio.

No final de 2019, o Daniel Rossetto entrou na sociedade da Hub2b. Ele mora em Xangai, na China, e ficamos com um pouco de receio quanto a comunicação e os horários diferentes, mas no fim foi até positivo, pois enquanto nós estamos dormindo ele trabalha e vice-versa. Passamos a ter uma operação 24 horas 🙂

Medir para gerir

No final de 2019, na reunião de planejamento de 2020, o Daniel trouxe algumas ideias e criamos uma nova estrutura de gestão, atacando primeiramente a cultura, com foco em resultados, e nos processos de comunicação.

O primeiro passo foi criar as métricas de cada time, com metas definidas por quarter e priorização de projetos importantes para cada área.

Sistema de comunicação

Com os KPIs e metas definidas, criamos um sistema de comunicação para acompanhamento da operação e evolução das metas e projetos.

Daily

Diariamente, após o meio dia, fazemos uma daily (presencial e através do google meet, para os que estão remoto) tentando não passar de 30 minutos, compartilhando as tarefas que estão sendo executadas e possíveis impedimentos, a fim de agilizar os desbloqueios. Todo o time participa.

Sprint

A equipe de dev trabalha com sprints de 2 semanas e seguimos os processos de abertura e fechamento, inclusive detalhando o que deu certo e o que deu errado em cada sprint, para melhoria contínua. Time de dev participa, mas é aberto a todos do time.

Weekly

Cada líder de equipe pode fazer reuniões semanais com seu time para definir prioridades e acompanhar os resultados mais de perto.

Acompanhando o período da sprint, divulgamos um áudio (HubCast) onde contamos o que aconteceu nas últimas 2 semanas, detalhando algumas métricas, como novos clientes, churns, satisfação dos atendimentos, detalhes da sprint, eventos, acontecimentos em geral, e highlights. O áudio é disponibilizado no google drive para ouvir a qualquer hora.

Toda segunda-feira a noite, eu o Sergio e o Daniel fazemos uma reunião para definir as top deliverables da semana, ou seja, que ações podemos fazer essa semana, além da rotina, que irão trazer resultados para a empresa, além de discutir assuntos gerais da semana e definir prioridades.

Montly

No início de cada mês, fazemos uma reunião geral mostrando os resultados do mês, baseado nos KPIs definidos no planejamento. Nesta reunião é entregue um prêmio para o melhor colaborador do mês. Todo o time participa.

Meeting per quarter

A cada 3 meses, fazemos uma reunião geral de fechamento e abertura do novo quarter, repassando os resultados e status dos projetos que foram definidos no início do quarter e apresentando as novas metas e projetos do próximo quarter. Todo o time participa.

Nesse período, eu o Daniel e o Sergio também fazemos a reunião para definição das metas e projetos do próximo quarter.

Ferramentas

Nosso maior aliado no dia-a-dia é o Google, com suas ferramentas para chat, reuniões, criação e compartilhamento de documentos:

Google

Gmail
Meet
Chat
Drive
Docs

Jira

Utilizamos o Jira para gestão das sprints. Categorizamos as tarefas em “histórias”, “bugs” e “tarefas”.
Hstórias são os desmembramentos dos novos projetos e novas funcionalidades.
Bugs são falhas que precisam ser corrigidas.
Tarefas são tarefas cotidianas ou pequenas implementações esporádicas.

Trello

Utilizamos boards do Trello para detalhamento dos projetos de cada time, como ações de marketing, acompanhamento dos touchs do time de CS e novas ideias de funcionalidades para o produto.

Com a pandemia rolando, a partir dessa semana já estamos fazendo home office e estamos prontos para enfrentar esse desafio, seguindo normalmente com os processos, já que estamos acostumados com a operação remota.

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Cofundador da Hub2b