Paperless Office – O ponto de vista da integração de dados

* Fotografia de gregoryjameswalsh (http://www.flickr.com/photos/gregoryjameswalsh/2683796968)
* Fotografia de gregoryjameswalsh
(http://www.flickr.com/photos/gregoryjameswalsh/2683796968)

Paperless office (paper – papel, less – menos, office – escritório) é um ambiente de trabalho onde o uso de papel é eliminado ou reduzido drasticamente. Neste caso, o papel é convertido para o formato digital. Uma organização ágil, lean, também significa menos impressões, menos tinta, menos papel. Entretanto, um bom gerenciamento e muita organização são a chave para o sucesso em um ambiente paperless (RAMSURRUN, 2012).

O uso de softwares ajuda a automatizar processos de negócio e diminuir de forma estrondosa o uso de papel. Entretanto, conforme a empresa cresce, aumenta também a variedade de aplicativos especialistas que automatizam processos. Ao longo do tempo, estes aplicativos não se comunicam. Assim, é necessária a reentrada de dados manual em cada aplicativo.

A reentrada manual de dados nos aplicativos da empresa tem os seus defeitos. O primeiro deles é a acurácia. Como a entrada depende de humanos, e humanos são passíveis de erro, os dados que são digitados nos aplicativos nunca são completamente confiáveis. Erros de digitação dos dados levam à construção de informações errôneas. Como um conjunto de informações formam um conhecimento, este conhecimento não será confiável e a tomada de decisão será falha.

Através da integração de aplicativos internos e com fornecedores, é possível evitar os problemas de reentrada manual de dados, além de terminar completamente com o uso de papel. Um grande passo para a aplicação do conceito paperless office.

Imagine uma empresa onde não é necessário ter atividades como entrada de notas fiscais, contas a pagar e receber, movimentação de contas bancárias, orçamentos, ordens de compra, e também não é necessário arquivar documentos nem possuir espaços de armazenamento destes documentos.

A integração de dados faz com que o tempo gasto nestes processos seja economizado e redirecionado para outros processos, como análises de relatórios para melhorar as áreas foco do negócio, e a gestão do mesmo. Além disso, também são gerados espaços, antes ocupados pelas pilhas de papéis utilizados. Este é o cenário visto quando existe integração total dos aplicativos internos e de parceiros comerciais.

Com a tecnologia disponível atualmente, o paperless office já é totalmente possível. Tudo depende da atitude de colocar isto para funcionar em conjunto.

Assim, aplicando diferentes ferramentas relacionadas ao conceito paperless, é possível economizar dinheiro, acelerar a produtividade, economizar espaço, e além de tudo ajudar o meio ambiente (RAMSURRUN, 2012).

 

Referência: The Paperless Office Concept. RAMSURRUN, Roodesh. 2012. Disponível em: <http://www.gov.mu/portal/sites/GreenIT/downloads/Presentation – green ICT – Paperless office – July 2012.pdf>.
Acesso em: 13 Ago. 2013.
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